Had ik dit maar vroeger geweten: Office Lens

Heb jij vorig schooljaar ook zo zitten foeteren achter je computer als jouw ijverige leerlingen foto’s van hun schrijfsels doorstuurden? Ze trokken met hun smartphone meestal één foto per blad zodat je per leerling meerdere bestandjes van allerlei formaten (jpg, png, pdf, heic) te lezen kreeg. Sommige foto’s stonden dan nog op hun kop of 90 graden gedraaid naar links of rechts. Er waren er ook bij die onleesbaar waren, zelfs als je je uiterste best deed om het te ontcijferen. De namen van de bestanden waren meestal lange nietszeggende tekenreeksen.
Na twee weken zat ik hopeloos achter met mijn verbeterwerk en ben ik op zoek gegaan naar een alternatief.

Office Lens is een heel handige app van Microsoft waarmee je allerlei al of niet handgeschreven documenten, maar ook whiteboards en schoolborden kunt inscannen. De app werkt zeer goed, ook als de genomen scan niet optimaal is. Er zijn vier verschillende modi. Bij de modus Document probeert Office Lens via OCR (Optical Character Recognition) de tekst – zowel gedrukt als handgeschreven – te herkennen, daarna te digitaliseren en op te slaan in een tekstindeling. Die kun je daarna bewerken en eventueel converteren naar pdf. Bij de modus Whiteboard zet de app de afbeelding automatisch recht en verbetert hij het beeld door schaduwen en spiegelingen te verwijderen. Bij de modus Foto wordt de opname opgeslagen als jpg-bestand en waar nodig bijgesneden, rechtgezet en bijgekleurd. De vierde modus is Visitekaartje.

De gescande afbeeldingen kun je opslaan in de fotobibliotheek of galerij van je mobiele telefoon en van daaruit kun je hem delen via Outlook of andere mail maar ook rechtstreeks uploaden in smartschool. Als je over een account voor OneDrive beschikt, kun je Word-, PowerPoint- en pdf-bestanden opslaan in OneDrive of OneNote.

Hoe werkt het?

Installeer de app op je smartphone (gratis te downloaden).

1. Start de app.
2. Kies wat je wil vastleggen: kies bijvoorbeeld onderaan je scherm DOCUMENT.
3. Neem een foto: maak een foto van het document dat je wil digitaliseren door op de ronde cameraknop te klikken.
4. Controleer en bewerk: je kunt de afbeelding indien nodig bijsnijden, draaien, aantekeningen toevoegen. Klik op Bevestigen als je tevreden bent van het resultaat.
5. Herhaal stap 2 en 3 als je meerdere foto’s wil maken.Klik hiervoor onderaan op Toevoegen. Als je klaar bent, kies je Gereed.
6. Opslaan en delen: geef het bestand bovenaan bij TITEL een aangepaste naam.bv. Gerd taak 3.7 Afgeleiden. Selecteer de gewenste optie(s) en klik ten slotte op Opslaan.

Ik heb deze uitleg aan al mijn leerlingen doorgegeven. Velen konden er mee aan de slag, tot mijn grote vreugde. Enkele leerlingen slaagden er niet in om met deze app te werken of vonden hun bestanden niet terug. Daarom heb ik de eerste week van het nieuwe schooljaar al mijn leerlingen verplicht om de app te (leren) gebruiken. Het is ook voor hen veel minder werk als ze maar één bestand moeten doorsturen en ik heb per leerling slechts één document te openen, te bewerken en terug te uploaden.

Uiteraard is dit maar een heel klein facetje van het online communiceren met je leerlingen. Mij heeft het alvast enorm geholpen.